Bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết chính là điều bạn cần dành thời gian chuẩn bị đầu tiên ngay khi có quyết định về việc di dời nơi làm việc. Dựa vào danh sách công việc cùng với vận chuyển tâm bình đưa ra, bạn sẽ biết được chuyển văn phòng cần làm gì trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…
Nghe đơn giản nhưng thực tế khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng sẽ có vô số điều phải làm, bao gồm những việc rất quan trọng cho đến những vụn vặt không tên. Danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng giúp bạn kiểm soát được tổng thể. Kế hoạch di dời càng chi tiết càng giúp cho việc chuyển nơi làm việc được diễn ra suôn sẻ, không làm thất thoát đồ đạc cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp .
Kế hoạch chuyển văn phòng
1. Kế hoạch 1 tháng trước khi chuyển văn phòng
Chọn người quản lý việc chuyển văn phòng:
Đây là việc làm hết sức quan trọng vì khi phân công nhiệm vị tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Trước tiên, bạn cần cử một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình vận chuyển văn phòng. Sau đó người này sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc được tiến hành đúng tiến độ.
Chọn ngày chuyển văn phòng:
Bạn nên chuyển văn phòng vào cuối tuần, ngày nghỉ hoặc lễ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng yếu tố phong thủy, có thể tham khảo thêm ngày tốt chuyển văn phòng.
Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng
Thông báo về việc chuyển văn phòng:
Bạn cần thông báo việc thay đổi văn phòng để không phải mất đi một lương khách tiềm năng. Bạn có thể thông báo qua website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,…
Cập nhật thông tin địa chỉ:
Địa chỉ văn phòng gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, vì thế bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp.
Thay đổi địa chỉ hiện thị trên các website hoặc các bài viết, đặt sửa hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các file mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, chân chữ ký email, in lại card visit của các nhân viên,…
Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ:
Hãy thông báo cho các đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của bạn để về kế hoạch di chuyển văn phòng. Các dịch vụ như: internet, mạng điện thoại, điện, nước, giao thư..
Lập danh sách các đồ cần vận chuyển:
Lập danh sách càng chi tiết càng tốt vì sẽ hạn chế được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách và trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.
Thanh lý đồ cũ:
Với các đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành thanh lý như bàn ghế, máy móc hư,….Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các đồ nội thất, thiết bị lâu năm để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, vừa có thêm khoản phí để mua đồ mới thay đổi diện mạo, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.
Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín, chất lượng:
Chuyển văn phòng rất quan trọng, vì thế bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm, chuyên nghiệp. Bạn nên tìm hiểu khoảng 3-5 đơn vị và so sánh, lựa chọn.
Khi đã chọn được công ty ưng ý, hai bên tiến hành thảo luận và đưa ra phương án di chuyển trụ sở tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.
Vận chuyển Tâm Bình mà bạn không nên bỏ qua, với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, phục vụ chuyên nhiệp, chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng.
2. Kế hoạch di chuyển văn phòng
Mua thêm thiết bị cần thiết tại văn phòng mới:
Những máy móc, đồ nội thất lớn với số lượng nhiều không thể mua ngay trong thời gian ngắn. Cần có thời gian khảo sát giá, trình duyệt, đặt mua, chờ giao hàng…Vậy nên việc này cần được tiến hành một tuần trước ngày chuyển hoặc có thể sớm hơn. Địa chỉ giao hàng sẽ là văn phòng mới.
Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng:
- Nếu công ty là một căn nhà mặt tiền, hãy tìm chỗ đậu xe tải gần nhất có thể.
- Văn phòng của bạn nằm trong các tòa nhà cao ốc, thì có nhiều việc phải làm hơn như: (đối với cả nơi chuyển đi và chuyển đến)
- Xin phép cho nhân viên chuyển dọn ra vào tòa nhà.
- Xin phép sử dụng thang máy.
- Xin dùng hầm tòa nhà, nếu xe tải không thể vào hầm buộc phải tìm nơi đậu xe khác phù hợp.
Đóng gói đồ đạc:
Nếu công ty của bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ đóng gói chính. Tuy nhiên, mỗi nhân viên của công ty nên tự đóng gói đồ đạc, giấy tờ cá nhân của mình. Ghi chú tên lên mỗi thùng đồ này nhằm tránh nhầm lẫn.
Hồ sơ của công ty cũng nên do nhân viên tự đóng gói bởi chỉ họ mới hiểu rõ nhất mức độ cần thiết cũng như sự liên quan của các hồ sơ này, giúp quá trình sắp xếp tại văn phòng mới diễn ra thuận lợi hơn. Đồng thời, bảo mật những thông tin, giấy tờ quan trọng không bị lộ ra ngoài.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ:
Trường hợp trục trặc về thời gian bàn giao văn phòng mới và cũ, bạn có thể “chữa cháy” bằng cách thuê dịch vụ lưu trữ để chứa tạm trong thời gian chờ đợi.
Nên ưu tiên sử dụng dịch vụ chuyển dọn có đi kèm với lưu trữ, vì sử dụng các dịch vụ của nhiều đơn vị nhỏ lẻ dễ làm sơ sót đồ của bạn.
3. Trong ngày chuyển văn phòng
Làm lễ nhập trạch trong ngày chuyển văn phòng:
Chuyển văn phòng rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này. Vì thế bạn không nên bỏ qua thủ tục này. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết các bước làm lễ cúng chuyển văn phòng mới.
Giám sát khi chuyển văn phòng:
Đồ đạc văn phòng thường nhiều và có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn. Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, bạn cũng có thể cử thêm người áp tải để an tâm hơn
Thứ tự ưu tiên:
Ưu tiên sắp xếp các thiết bị lớn và lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ cá nhân nhỏ lẻ. Đảm bảo nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.
Kiểm kê đồ đạc:
Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa vào danh sách ban đầu để kiểm tra. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt và ký tên xác nhận.
Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.
Bỏ túi ngay kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết để tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn để đảm bảo tiến độ công việc.
